شناخت جنبه های مختلف سیستم ، چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده آن و نحوه و میزان ارتباط بین انها به منظور دستیابی به اطلاعات بنیادین جهت طراحی و اجرای یک سیستم مناسبتر است .
هدف از تجزیه و تحلیل سیستم ، ایجاد اصلاح و بهبود در وضع سازمان ، از طریق یافتن رویه ها و روشهای بهتر انجام کار است .
سیستم در یک سازمان : مجموعه ای از روشها که به یکدیگر وابسته اند و با اجرای آنها ، بخشی از هدف سازمانی تحقق می یابد .
روشها : مجموعه ای از شیوه های گوناگون انجام کار به شمار می آیند که با استفاده از آنها می توان به هدفهای نهایی سازمان دست یافت .
شیوه : تشریح جزئیات نحوه انجام دادن کار .
وظایف مدیران : ایجاد تغییر بمنظور بهبود سازمان ، مدیران موظفند در عین حال که تعادل سازمان خود را حفظ می کنند ، همگام با آخرین تغییرات و تحولاتی که در جهان رخ می دهد تغییرات لازم را در سازمان خود بوجود آورند و از جدید ترین روشها و شیوه ها ی انجام کار در اداره امور سازمان خود بهره گیرند . چرا که ما در دنیایی شتابزده و با تغییرات سریع زندگی می کنیم .
هدف تمام سیستم ها بقاست ، یعنی بودن و وجود داشتن است ووظیفه اساسی هر سیستم همگامی با تغییر و تلاش در جهت اعمال نفوذ بر تغییر است ، همگامی با آخرین پیشرفتها نیاز به تلاش صد چندان دارد . در دنیایی که به سرعت در حال حرکت است ، توقف شایسته نیست و به زوال منتهی خواهد شد .
سه عامل عدم تغییر در سازمانها و سیستم ها :
1-برخی افراد با وضع موجود انس می گیرند حتی اگر این انس ، غیر منطقی باشد .
2-گروهی از کارکنان به علت جمود فکری و ترس از تغییر به دنبال ثبات هستند ، در حالی که بقای خود آنها مشروط به تغییر است .
· جان لاک در این مورد اشاره جالبی دارد و می گوید : ثبات از خواص اذهان تنگ است .
3-برخی افراد نیز به علت احساس نا امنی و عدم آگاهی از نحوه کاربرد شیوه های نوین و نیز احتمال از دست دادن منافع خاصی که در وضع موجود دارند .
مدیران باید خود از عوامل ایجاد تغییر باشند ، سازمانی پویا و ماندنی است که هدفهای خود را با شرایط و نیازهای متغیر محیطی تطبیق دهد و انعطاف لازم را برای تغییر در ساختار درونی خویش به نحوی که با تغییرات محیطی سازگار باشد نشان می دهد . چنین سازمانی می تواند در دنیای بی ترحم رقابت ها به موجودیت خود ادامه دهد ، از محیط خویش تاثیر پذیرد ، برآن تاثیر گذارد وروز به روز به سطح بالا تری از تکامل برسد .
متخصصین تجزیه و تحلیل را هم می توان از نیروی انسانی موجود سازمان و هم می توان از خارج سازمان دعوت به کار کرد .
چنانچه متخصصین از خارج سازمان دعوت شوند چون با مشکلات سازمانی خو نگرفته اند بهتر خواهند توانست به نقایص موجود پی ببرند و کمبودها را تشخیص بدهند و نیز با دید علمی تری نسبت به بررسی سیستم های سازمان اقدام خواهند کرد .
چنانچه متخصصین ، واحدی از خود سازمان برای این منظور دایر شود و این وظیفه را بطور مداوم بر عهده گیرند ، شاید کارکنان سازمان چندان مایل نباشند که کارشان توسط افرادی خارج از سازمان مورد نقد و بررسی قرار گیرد .
در حال حاضر هم در تشکیلات وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی و نیز موسسات بخش خصوصی واحدهائی برای اجرای این وظیفه مهم بوجود آمده اند و هم موسساتی نیز بطور مستقل به عنوان مشاورین مدیریت بوجود آمده اند .
مهمترین وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم :
1-تجزیه و تحلیل سازمان بمنظور ایجاد تشکیلات مناسب با نیازهای سازمان
2-استقرار مناسبترین سیستمها ، روشها و شیوه های انجام کار در سازمان
3-تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئوول
4-کوشش در هماهنگ ساختن سازمان با آخرین تغییرات و پیشرفتها از این طریق
5-تدوین دستورالعملهای کتبی و مدون با کسب نظرات مقامات مسئول سازمان
6-تجزیه و تحلیل نحوه تقسیم کار به منظور تقسیم منطقی و درست کار بین کارکنان
7-تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار ، بمنظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار
8-تجزیه و تحلیل بمنظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تسهیلات فیزیکی کار
9-زمان سنجی کار برای ایجاد سرعت در ارائه کالا و خدمات به مشتریان
10-بررسی ، کنترل و طراحی فرمهای مورد نیاز سازمان
11-تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد
12-بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستمهای جدید (سیستمهای مکانیزه و کامپیوتری )
13-ایجاد روحیه تعاون و همکاری در بین کارکنان سازمان
14-تلاش در جهت افزایش سطح کارآیی ، اثر بخشی و بهره وری در کل سازمان
مهمترین فواید تجزیه و تحلیل سیستم ها عبارتند از :
1-اقدامی مناسب برای بررسی مسائل و مشکلات سازمانی
2-بهره وری یک سازمان رابطورمعمول را با استفاده از دو طریق زیر می توان افزایش داد :
الف- تشویق افراد به کار کردن بیشتر . ب – ساده کردن و بهسازی روشهای کار
3-اقدامی بمنظور مدد رسانی به مدیران و مقامات مسئوول در زمینه سیاستگذاری و تصمیم گیری است.
4-ساختار سازمانی مناسب تر ،روشهای اجرائی کارآمدتر و شیوه های عملیاتی پر ثمرتر بوجود می آید .
5-می توان از نیرو و تلاش کارکنان بهترین استفاده را کرد و از اتلاف نیروی انسانی جلوگیری کرد .
6-از میزان اشتباهات و خطاها کاسته می شود و خدمت به مشتریان سرعت می یابد .
7-بدست آوردن اطلاعات دقیق و بهنگام از وضع موجود که این اطلاعات مبنای مناسبی را برای برنامه ریزی در اختیار مدیران و مسئولان قرار می دهد .
آنالیست یا تحلیلگر سیستم کیست ؟
فردی علاقه مند به کار تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها که با استفاده از آموخته های علمی و شیوه های کاربردی از صلاحیت لازم برای انجام دادن بررسیهای همه جانبه در زمینه تجزیه و تحلیل برخوردار است .
دو وظیفه اساسی تحلیل گر سیستم چیست ؟
1-ارزیابی : اعمال و روابط موجود در کار را بررسی و ارزیابی کند .
2-همیاری : پیشنهادهای خاصی را برای بهبود کارائی ارائه دهد .
تحلیل گر می کوشد تا مسائل موجود را بخوبی بشناسد و درک کند و برای مقابله با آنها راه حلهای مناسب را ارائه دهد .
ویژگیهای تحلیل گر عبارتند از :
1-به کار تجزیه و تحلیل معتقد و علاقه مند باشد .
2-دارای ذهنی پرسشگر باشد .
3-اجزای سیستم را مرتبط با یکدیگر ببیند و آنها را بصورت هماهنگ و متحد در آورد .
4-متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد .
5-با بررسی کافی و برخورد سیستمی،علتها را از معلولها تشخیص دهد و برای رفع مشکل اقدام کند .
6-واقعیات را همانگونه که هستند ،ببیند و بکوشد حالت بی طرفی خود را حفظ کند .
7-به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.(به دلیل ذخیره سازی کارکنان را اخراج نکند )
8-تحلیل گر باید صبور باشد .

 

فهرست مطالب:

متداولترين فنون و تکنيکهايي که آناليست را در زمينه بهبود وضع فعلي و پيشنهاد وضع آتي ياري مي دهند

تعريف جدول تقسيم کار

مزاياي تهيه جدول تقسيم کار

مراحل تهيه و تنظيم جدول تقسيم کار

مرحله اول - انتخاب واحد بررسي

مرحله دوم - تهيه ليست وظايف کارکنان

ه سوم - تهيه ليست فعاليت هاي واحد

مرحله چهارم - تهيه جدول تقسيم کار براي وضع موجود

مرحله پنجم - تجزيه و تحليل جدول تقسيم کار

مرحله ششم - تهيه جدول تقسيم کار پيشنهادي

بررسي جريان کار

تعريف نمودار جريان کار

استفاده از علايم در نمودارهاي جريان کار

انواع نمودار جريان کار

نمودار عمودي يا يک ستونه

نمودار افقي يا چند ستونه

مراحل بررسي نمودار جريان کار

مرحله اول: تعيين کار مورد نظر

مرحله دوم: تعيين مراحل کار

مرحله سوم: ترسيم نمودار جريان کار در وضع موجود

مرحله چهارم: تجزيه و تحليل نمودار

مرحله پنجم: تنظيم نمودار پيشنهادي

بررسي و کنترل فرمها

تعريف فرم

انواع فرم

مراحل بررسي و کنترل فرم

مرحله اول: بررسي فرمهاي موجود

مرحله دوم: تجزيه و تحليل فرمهاي موجود

مرحله سوم: تهيه طرح پيشنهادي براي فرمهاي مورد نياز

تعيين هدف فرم

تعيين عنوان فرم

تعيين شماره يا کد فرم

نظر خواهي از تکميل کنندگان و استفاده کنندگان فرم

تعيين اطلاعاتي که بايد در فرم درج شوند

تهيه طرح فرم

استفاده آزمايشي از فرم در يک واحد نمونه

جرح و تعديل فرم با استفاده موثر از بازخورد

تهيه فرم نهايي

بررسي جا و مکان کار

تعريف بررسي جا و مکان

هدف از بررسي

اصول و معيارهاي بررسي و تخصيص جا و مکان

مراحل بررسي جا و مکان کار

مرحله اول: بررسي جا و مکان کار در وضع موجود

مرحله دوم: تجزيه و تحليل طرح جا و مکان کار

مرحله سوم: تهيه طرح پيشنهادي جا و مکان کار

سيستمها و روشهاي بايگاني

اهميت بايگاني

بايگاني چيست؟

سند چيست؟

پرونده چيست؟

آرشيو چيست؟

انواع سيستمهاي بايگاني

اصول بايگاني

روشهاي تنظيم اسناد

بررسي سيستم بايگاني

بررسي تکنيکهاي کمي

روشهاي برنامه ريزي شبکه اي

روش ارزيابي و بازنگري برنامه

علائم مورد استفاده

رويداد يا واقعه

فعالیت

فعاليت عاريه يا فعاليت زمان صفر

مراحل روش پرت

براي تنظيم شبکه پرت، آناليست سوالات زير را در مورد هر رويداد مطرح مي کند

تحليل زماني شبکه

تخمين زمان هر فعاليت

برآورد خوش بينانه

برآورد بدبينانه

برآورد زمان محتمل

تعيين زمان انتظار براي هر فعاليت

تعيين زمان انتظار براي هر رويداد يا مسير پيشرو

تعيين بيشترين زمان مجاز براي رويداد يا مسير پسرو

تعيين زمان آزاد يا فرجه

تعيين مسير بحراني

و...